Privacy statement Oktober '26

Check en Greenwheels (beide onderdeel van Pon) vinden de bescherming van persoonsgegevens van essentieel belang. Omdat wij onze krachten bundelen en één geïntegreerde mobiliteitsoplossing bieden voor deelauto's en deelscooters, hebben we deze gezamenlijke privacyverklaring opgesteld. Hierin leggen we uit hoe we jouw gegevens verwerken, eventueel delen met andere partijen en welke rechten je daarbij hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?

In deze privacyverklaring beschrijven Check Technologies B.V. ("Check") en Greenwheels B.V. ("Greenwheels") (hierna gezamenlijk: "wij" of "ons") hoe wij als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming) jouw persoonsgegevens verwerken die jij aan ons verstrekt of die wij verkrijgen middels het gebruik van onze website, apps en de voertuigen die je gebruikt. De essentie van de onderlinge regeling tussen Check en Greenwheels is dat beide partijen gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een veilige gegevensverwerking; je kunt je rechten bij beide entiteiten uitoefenen via de contactgegevens in artikel 13.

2. Wat is een persoonsgegeven?

Informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon is een persoonsgegeven. Denk hierbij aan gegevens zoals je naam, adres en telefoonnummer, maar ook aan het IP-adres van je computer of locatiegegevens van je rit.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van jou omdat je deze zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst, of wanneer je gebruikmaakt van onze diensten via jouw werkgever of privé.

A) Gegevens die nodig zijn om de dienst te gebruiken (Account & Administratie)

• Naam, adres, woon- en geboorteplaats, en geboortedatum;

• Contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres (eventueel zakelijk indien door werkgever ter beschikking gesteld);

• Betaal- en financiële gegevens, waaronder IBAN (deze worden opgeslagen door onze betaalprovider Mollie);

• Rijbewijsgegevens: voor- en achternaam, vervaldatum en pasfoto/selfie (uitsluitend toegankelijk via de partner/het dashboard van Entrust en niet opgeslagen op ons platform);

• Nummer van je OV-chipkaart (indien van toepassing voor specifieke diensten).

B) Gegevens gegenereerd door jouw gebruik van voertuigen en onze platformen

• Voertuig- en ritgegevens: ID-nummer van de scooter, auto of fiets, start- en eindtijd, locatie, ritafstand, gereden route, duur, snelheid, km-stand, batterij opladen en stroomverbruik, evenals brandstofverbruik en algemene status van het voertuig.

• Apparaat- en websitegegevens: IP-adres, browser- en besturingssysteeminformatie, MAC-adres, apparaatdetails, inloggegevens (wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen) en surfgedrag.

• Klantinteractie: Communicatievoorkeuren, klanttevredenheidsgegevens (enquêtes) en opnames of aantekeningen van contact met onze klantenservice.

C) Identificatie en Verificatie

Om te verzekeren dat je bevoegd bent om onze voertuigen te besturen, zijn wij genoodzaakt je identiteit en rijbevoegdheid vast te stellen. Wij maken hiervoor gebruik van de partner Entrust. Wij vragen je een kopie van je rijbewijs in te scannen en een 'selfie' of video te maken. Entrust voert deze controle uit in onze opdracht.

Tijdens het verificatieproces worden documenten en video's verwerkt en bewaard door Entrust (met een bewaartermijn die kan oplopen tot 10 jaar) ter ondersteuning van eventuele herverificatie, politie-uitvragen, verkeersboetes, fraudeonderzoek en juridische procedures.

4. Verwerking: Grondslagen en Gerechtvaardigde belangen

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende AVG-grondslagen:

1. Toestemming: Voor biometrische verificatie via gezichtsherkenning (selfie) en voor het plaatsen van specifieke (niet-noodzakelijke) cookies of nieuwsbrieven.

2. Uitvoering van de overeenkomst: Voor het verhuren van het voertuig en het afrekenen van de gereden rit.

3. Wettelijke verplichting: Denk aan wettelijke bewaarplichten, het afhandelen van verkeersboetes of het meewerken aan strafrechtelijk onderzoek/vorderingen van de politie.

4. Gerechtvaardigd belang: Voor onder andere fraudebestrijding, diefstalpreventie (bescherming van voertuigen), IT-beheer en serviceverbetering.

5. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens en Geautomatiseerde Besluitvorming

Wij gebruiken jouw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Dienstverlening: Aanmaken van een account, verlenen van toegang tot voertuigen, facturatie en betalingsverwerking.

• Klantenservice: Afhandelen van vragen, klachten en het verlenen van assistentie of noodhulp tijdens een rit.

• Veiligheid & Handhaving: Voertuigen zijn uitgerust met hardware/software die locatie en rijgedrag uitleest. De toegang tot deze live of historische locatiegegevens is strikt beperkt en wordt uitsluitend gebruikt ter verdediging bij claims, bij een ongeval, of bij het redelijke vermoeden van misbruik, wanprestatie (zoals te laat inleveren) of diefstal. GPS-data waarmee we te allen tijde kunnen zien waar een voertuig is; ook registreert het snelheidsovertredingen op basis waarvan wij, middels een eigen ontwikkeld analysesysteem, bepalen of we een gebruiker waarschuwen of zelfs direct blokkeren.

• Marketing: Verzenden van relevante acties, loyaliteitsprogramma's en nieuwsbrieven, afgestemd op jouw profiel (met altijd de optie tot afmelden).

• Optimalisatie van diensten of operationele processen: Analyseren en verbeteren van onze IT-infrastructuur en vlootbeheer.

Geautomatiseerde Besluitvorming (inclusief profilering):

Bij de aanmelding als klant maken wij gebruik van systemen (zoals Onfido voor identiteit en Crimimail voor frauderisico). In specifieke gevallen kan er sprake zijn van een geautomatiseerd besluit om de aanvraag te weigeren. Dit gebeurt uitsluitend wanneer:

• De Onfido-video niet overeenkomt met de foto op het rijbewijs;

• Er niet wordt voldaan aan de basiseisen (zoals het bezit van een geldig rijbewijs AM en/of B);

• Er bij zakelijke gebruikers op basis van de SBI-code sprake is van een verhoogd risico (waarna eventueel nog een handmatige controle volgt).

Indien je account geautomatiseerd wordt afgewezen en je bent het daar niet mee eens, heb je altijd het recht op menselijke tussenkomst. Je kunt via de klantenservice een verzoek indienen om het besluit door een van onze medewerkers te laten herzien.

6. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan de minimumleeftijd

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van personen jonger dan 16 jaar, en we hanteren minimumleeftijden voor het besturen van de specifieke voertuigen (zoals vereist voor een geldig rijbewijs of bromfietscertificaat). Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen.

7. Delen met derden

Wij delen jouw gegevens met de volgende partijen indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening of op basis van wettelijke gronden:

• Authenticatie & Betaling: Entrust (voor rijbewijs- en identiteitsverificatie) en Mollie (voor de veilige verwerking van betalingen via creditcard, iDEAL of andere betaalmethoden).

• Incasso & Boetes: Appjection (voor het afhandelen van verkeersboetes) en het Nationaal Incasso Bureau (in geval van wanbetaling).

• Fraude & Risicobeoordeling: Crimimail (voor risicobeoordeling met betrekking tot wanbetaling, fraude en verduistering van voertuigen) en de KVK (Kamer van Koophandel) (voor verificatie van bedrijfsgegevens).

• Mobiliteitspartners & Werkgevers: Partijen zoals Shuttel, NS, Figo, Gaiyo, 9292, Mobiliteitsfabrieken en Umob voor ritadministratie. Voor zakelijk gebruik delen wij (niet-direct herleidbare) managementinformatie of ritspecificaties met jouw werkgever.

• Politie & Justitie: Handhavingsinstanties en politie uitsluitend op basis van officiële vorderingen.

Met derden die als "verwerker" optreden (zoals hostingpartijen) sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst. Gegevens worden bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Daarbuiten zorgen wij voor passende waarborgen (zoals EU-modelcontracten).

8. Analytische, statistische en wetenschappelijke verwerkingen

Wij kunnen gegevens verwerken voor marktonderzoek, historische analyse (zoals verkeerstrends) of om bij te dragen aan wetenschappelijke onderzoeken. Hierbij nemen wij altijd passende maatregelen, zoals hashing, pseudonimisering of aggregatie, zodat gegevens niet tot jou als natuurlijk persoon te herleiden zijn.

9. Bewaren van jouw gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden:

• Klantenservice: Tot uiterlijk twee jaar na het laatste contactmoment. Opgenomen telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden worden uiterlijk na 30 dagen verwijderd.

• Fiscale gegevens: Documenten rondom facturatie en betalingen bewaren wij minimaal zeven jaar om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.

• Verificatiegegevens (identiteitscontrole): Gegevens die worden gebruikt voor de verificatie van jouw identiteit en rijbewijs (zoals videobeelden of document scans) worden uitsluitend gebruikt om de controle uit te voeren.

10. In kaart brengen websitebezoek (Cookies)

Om onze websites en apps veilig, snel en gebruiksvriendelijk te houden, maken wij gebruik van cookies. In ons Cookie Statement (beschikbaar via onze website en app) lees je precies welke cookies we plaatsen en hoe je jouw voorkeuren beheert.

11. Jouw rechten

Je hebt als betrokkene diverse rechten onder de AVG met betrekking tot jouw gegevens:

• Inzage en Correctie: Je hebt het recht te weten welke gegevens wij verwerken. Veel gegevens kun je zelf corrigeren via de profiel-instellingen in de app.

• Verwijdering en Beperking: Onder bepaalde omstandigheden kun je ons vragen je persoonsgegevens te wissen ("recht om vergeten te worden") of de verwerking tijdelijk te beperken.

• Dataportabiliteit: Je hebt recht op een elektronische kopie van jouw gegevens om deze naar een andere partij over te dragen.

• Bezwaar, Menselijke Tussenkomst en Intrekking: Je kunt altijd toestemming intrekken, bezwaar maken tegen verwerkingen (zoals direct marketing) of menselijke tussenkomst aanvragen bij een geautomatiseerd besluit (zie artikel 5).

• Klacht indienen: Tot slot heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om deze rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen. Ter verificatie kunnen we je — alleen als we dit echt noodzakelijk achten — vragen om een veilige kopie van je ID (maak hierbij altijd de pasfoto, de MRZ-strook en het BSN onherkenbaar).

12. Beveiliging en bescherming van gegevens

In lijn met de hedendaagse veiligheidsstandaarden hebben we passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Inloggegevens worden versleuteld, datatransmissie verloopt via beveiligde SSL-verbindingen en interne toegang tot data is strikt beperkt tot geautoriseerde medewerkers.

13. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Wij helpen je graag. Je kunt ons als volgt bereiken:

Wij beschikken over een Functionaris Gegevensbescherming die is aangemeld bij de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is iemand die binnen onze organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wij zijn verbonden aan Pon Holdings B.V. ("Pon"). Onze Functionaris Gegevensbescherming is belegd binnen Pon en bereikbaar per e-mail via privacy@pon.com en per post via ons adres (t.a.v. 'Privacy Office').

14. Wijzigingen

Laatst gewijzigd op: 30 september 2026